随着高校、医院和科研院所采购额度的逐年提高以及自主采购权限的不断扩大,特别是对于高校、医院和科研院所在科研仪器设备采购方面扩大自主权后,国内各高校、医院和科研院所需要进一步加强采购管理。当前学校采购分为分散采购和集中采购两种形式。未达到学校限额的项目实行分散采购,学校限额以上及政府集中采购目录范围内的项目实行统一集中采购。学校需要严格遵循事业单位的采购内控管理制度,是风险防控重要领域。因此智慧采购一体化平台,需要能够:规范学校采购工作,提高资金使用效益,严格国有资产配置管理,维护国家和学校利益,促进廉政建设。
2017年2月,国家发改委等六部委发布《"互联网+“招标采购行动方案(2017-2019)》(发改规【2017】357号)的通知指出,推动招标采购从线下交易到线上交易的转变,实现招标投标行业与互联网的深度融合。充分发挥互联网+监管优势,推动动态监督和大数据监管。
《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔2018〕25号)
《科技部等6部门印发〈关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见〉的通知》(国科发政〔2019〕260号)
2019年中央深化改革委员会通过《深化政府采购制度改革方案》,以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,以《深改方案》为指引,全面推进政府采购制度改革,着力优化改善政府采购营商环境,加快建立采购主体职责清晰、交易规则科学高效、监管机制健全、政策功能完备、科学支撑先进的现代政府采购制度。
目前,国内大学的采购与招标投标工作主要还以招投标采购管理为主,采购项目均采取委托代理机构和集中采购中心及校内自主招标采购,采用部分电子化系统和传统的手工处理方式为辅助,且在实际操作中正面临着一系列突出的问题,其主要表现在:
多形式委托采购与招标,标准不统一,规则、程序、文本多样化;无法统一集中管理。
公共资源交易中心(政府集中采购)、社会招标代理机构、单位自行招标多种方式并存;
采购过程、信息透明度不高,难以实现全流程监管;无法形成各项防控监管要点的事前预判、事中监督、事后评价的一体化监管体系。
不能有效利用数据资源,缺少采购信息协同管理与共享平台,数据分散多个平台和系统。
在互联网+招标采购的推动以及国家积极推动公共采购领域的信息化建设的政策引导下,国内各大学单位正以高度热情积极投身于招标采购信息化建设之中。但基于传统管理方式下衍生出来的各种招标投标系统,只能满足大学局部领域的信息化,或者招投标过程中的部分环节的信息化,距离招投标过程全流程规范化、信息化、无纸化、智能化还存在较大的差距。
平台的建设遵循国家电子招投标认证技术规范,按照《政府采购法》、《政府采购实施条例及细则》参考《深圳经济特区政府采购条例》《深圳经济特区政府采购实施条例细则》的要求建设招标采购信息化系统。按照互联网+招标采购行动方案的建设要求,实现我校电子招投标系统全流程无纸化、数字化、智能化管理。
平台将构建大学采购与招投标管理系统,主要包括如下建设内容。
招采一体化管理监督子系统、合同履约管理系统、供方管理系统、基础信息库、移动办事审批。
项目招投标交易子系统、标准交易工具(招标书编制工具、投标书编制工具、开标子系统、电子评标工具)、大学采购网站门户的建设。
建设主要包括十三大功能子系统
大学采购网站是对外发布采购信息和法规的窗口,供应商及社会公众可通过此门户查询到政府采购的相关公告信息内容;对内供应商、采购单位和专家通过此界面能够提交注册申请资料,审核通过后分别加入到系统内的供应商库、采购单位库和专家库。
采购单位通过门户注册并审核通过的采购单位加入采购单位库,能进行采购单位基本信息调整,已经使用过的采购单位数据不能删除只能禁用。
代理机构通过门户注册并审核通过的代理机构加入代理机构库,能进行代理机构信息变更调整,代理机构分类和绩效考评,实现与第三方系统对接能查询企业信用和资质等信息。
采购中心和监察机构由管理员能实现增加、删、改和查等功能,已经使用过的采购中心和监察机构数据不能删除只能禁用等功能。
通过项目委托分派,实现各类采购组织形式交易按分派的交易流程执行。按照项目采购的采购申请、项目立项、在线编标、质疑答复、抽取专家、场地预约、在线投标、在线开标、电子评标、在线定标、中标通知、归档文件。
建设招采交易服务,加强高校、医院在招标、应标及智能化标书这一领域新技术探索,通过建立采购需求标准化资源库,拆分评审项、评分项、废标条款、分项报价清单、政策功能系数等关键评审元素,让标书智能化生成,减少采购业务压力,使采购资源能够最大化利用。
采购文件由标前项目负责人在项目立项时依据前期采购需求自动带入,通过模板化的标书编制功能,智能化的创建标书并提交审批,审批通过就需要采购单位进行确认,项目立项时当选择公开征集时,系统所有已注册并审核通过的供应商都可以参与投标报价。当采用推荐供应商时,采购人确认采购文件后,进入推荐供应商环节推荐供应商。
是否要进行公示,如果需要则采购单位在提交采购申报前自行进行发布公告公示,公示期满后直接进行采购立项,如果不需要进行公示则直接进行采购立项。
采购立项如果是公开征集则将新建采购公告发送政府采购门户或其他网站上,如果是推荐供应商时则新建采购公告发送给推荐公司;对于竞争性谈判及单一来源的项目,由被推荐或邀请的供应商机构中具有该权限的操作员,在标书下载截止时间之前,对发出的邀请进行确认。
确认接受邀请的供应商机构可参与竞争性谈判及单一来源项目的投标操作;反之,拒绝邀请的供应商机构将不能参与竞争性谈判及单一来源项目的投标操作。
标前负责人能进行申请、抽取评标专家,标后能对专家进行评价。
到开标时间后实现自动开标,供应商投标文件也自动解密,评标专家异地可登录系统能查待评标任务,查看开标一览表并进行网上评标。
开标后评标专家依据采购单位的招标要求和供应商的投标文件进行对比,在线上进行评标,各专家评标完后系统根据设置的相应评标规则生成供应商得分统计排序表。
其中,要求可灵活设置各种打分指标,按需设置评标方法和规则,以满足各种评标需求。另还要满足灵活、智能精准评标的需求,即专家点击某一条款时,可指引出标书里面该条款应答的相应内容位置、超过一定范围的异常预警,协助专家快速、准确的进行评标。
定标负责人或定标协助人登录系统进行中标供应商指定并发送采购单位确认,采购单位确认后发送预中标公告公示,公示期结束后发布中标公告,并发送中标通知到相应中标供应商。
通过建设招标采购管理服务,统一校内、校外采购管理项目的统一来源入口。所有学校采购业务都通过财务部们预算管理对接实现采购需求管理、采购计划管理、采购实施计划、采购立项审批、招标文件审批、采购结果审批、采购变更管理、投诉质疑管理、专家管理、采购内控审计管理、框架协议采购管理、采购绩效评价管理。
系统按照采购内控管理制度和政府采购法律和负面清单要求,建立一整套监管规则,设置风险监控点,对采购全过程生命周期进行实时监控。
主要包括:
信用体系监控:我们通过智能RPA技术获取供应商信用采集报告,在供应商报名、投标评审、签订合同等事前环节,进行供应商信用预警提醒。对黑名单供应商进行实时监控。让不诚信供应商无处遁形。
实时过程监控: 法条规则监控: 时效性监控:外部用户基于统一的交易协同办事服务平台进行交易主体注册、登录。实现投标报名、确认邀请、线上支付代理机构标书费、竞价报价、供应商质疑投诉、中标通知、采购合同确认、履约评价整改确认。
高校、医院自助电子卖场系统,可完成小额、分散的货物、服务采购,并形成商品上架、商城展示、商品选购、订单审批、确认订单、发货、送货、物流跟踪、确认收货、合同签订及商品评价、报表统计全程电子化的直购系统,从而做到系统化、痕迹化的全程电子监管。对电商商品规格需求特殊、需求不单一、价格市场竞争充分的货物、服务采用网上竞价,支持对接高校、医院竞价网、系统内部自主竞价,支持反拍、议价、多轮竞价等灵活规则。
通过电商大数据价格监测指数和智能搜索推荐,实现电商价格监测和电商选品智能推荐。支持电商管理、结算对账、电子发票等运营管理。
高校、医院采购与招投标管理系统除了提供基于浏览器的方式外,具备对接钉钉或企业微信等移动端应用展现方式,提供采购审批、预警提醒、消息通知、采购查询、在线竞价等功能,方便用户进行即时通讯和业务的离线处理。
供方管理系统为高校、医院建立完整的供应商管理体系和资源管理,实现对供应商的全生命周期管理,通过建立供应商的考核机制,实现优胜劣汰,数据统计分类与挖掘能力,为招标中心决策提供有力支撑。
供应商通过门户注册并审核通过的供应商加入供应商库,实现供应商信息变更调整,供应商分类分级管理,实现对接第三方系统,通过RPA技术自动查询生成企业信用报告,开展绩效评估即黑名单管理。
通过建设合同履约管理系统,加强在履约管理以及电子签章这一新技术领域探索,通过设计可靠的电子签章流程,可以在线对合同、单据电子签名及加盖电子印章,为中心合同履约提供智能化管理。采购单位依据采购模板新增采购合同发送给供应商确认,供应商确认后上传合同签署档,采购单位收到供应商确认的合同后进行合同签署,签署后进行合同归档处理。
开展合同执行过程中验收、履约、付款管理。
通过收集供应商履约情况、服务质量、诚信档案、日常考核评价、价格水平方面的信息,实现对合作供应商的评估及采购绩效考核,同时各供应商的得分情况显示在采购门户首页。
通过建立模板管理、标准数据管理、编码管理、规则管理、编制工具。实现采购交易的标准化服务。通过采购模板管理,实现各类采购需求、采购文件、采购公告、中标通知书、合同、履约验收评价、采购订单等采购文件数据的标准化模板化订制。
标准数据管理通过模板管理系统定义标准化变量数据,参照国家的公共资源数据标准和财政政府采购数据标准进行标准数据定义。
编码管理主要实现行业分类编码、采购目录编码、采购计划编码、采购项目编码、采购物资编码等编码管理。
编制工具:主要包括招标文件编制工具、投标文件编制工具。编制工具实现与交易和管理服务无缝对接。交易工具的项目数据来自交易服务的立项数据、采购需求数据和采购实施方案数据可以自动带入招标文件编制工具编制。
开标工具:实现各方登陆网络虚拟大厅在线开标唱标,在线开标、在线签到、在线解密标书、在线唱标、在线签名、公布开标信息,系统依托第三方征信大数据分析展示投标商之间关联关系;
评标工具:辅助评标专家完成评标打分过程。区域网评标充分保证评标数据安全,评标资料自动获取及分发、专家刷脸签到、标书导入、阅览标书、对比标书、围串标分析、符合性审查、专家打分、汇总生成评标报告、电子签署评标报告,评标行为数据采集分析。支持远程异地分散评标和局域网内评标,支持线上系统评审和本地化内部涉密项目评审。
供应商库:统一供应商在招采系统的供应商数据信息,可更新汇总管理各系统的供应商信息。最终合并到内部的采购管理系统,并提供外部系统对供应商数据信息的查询和更新数据。
代理机构库:统一代理机构在招采系统的代理机构数据信息,可更新汇总管理招采系统的代理机构信息。最终合并到内部的采购管理系统,并提供外部系统对代理机构数据信息的查询和更新数据。
系统包含:项目信息库、中标库、价格库、诚信信息库等基础资源信息库。
系统管理包括:组织管理、角色管理、功能管理、权限管理、流程管理、用户管理、日志管理。
对内对外的全部接口需求分析,保证数据传输的实时性要求。提供前置机数据抽取方式、WebService调用方式和API接口控件方式等调用方式,可灵活根据各自系统开发环境及部署方式按实际情况选用。
实现交易数据的互联互通和数据协同。协同服务系统提供通用API调用接口。
支持对接高校、医院的数据交换平台和统一身份验证系统。
业务接口包括:单点登录、组织架构信息同步、信用报告查询服务、OA、财务系统、资产系统等接口。
支持对邮件系统、短信系统、钉钉、企业微信等第三方服务平台集成对接。